Un guide du travail à distance pour les PME

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Un guide du travail à distance pour les PME

Par Grace Lau

Le travail à distance présente à la fois des avantages et des inconvénients et est une tendance en croissance rapide. D’une part, c’est l’occasion d’éviter les trajets quotidiens et de passer plus de temps avec ses proches. D’un autre côté, cela peut signifier moins de socialisation et de manque de plaisanteries au bureau.

Pour les grandes entreprises avec de grandes équipes, le passage au travail à distance peut être un processus simple avec un accompagnement dans tous les domaines. Pour les petites et moyennes entreprises avec des équipes réduites et moins de capital, le déménagement peut demander un peu plus de réflexion et d’efforts. Cela ne veut pas dire que c’est un rêve qui mérite d’être abandonné ; pour que cela fonctionne, il suffit d’un coup de pouce supplémentaire.

Que vous vendiez un logiciel de gestion de projet ou que vous soyez une startup zéro déchet, voici un guide sur travailler à distance en tant que PME.

Travail à distance
La source: Le MBA au quotidien

La communication est la clé

Lorsque vous êtes au bureau, il est facile de discuter avec vos collègues d’idées et de changements potentiels. Lorsque vous travaillez à distance, ce luxe n’existe plus. Vous devez donc vous assurer que toute l’équipe reste impliquée dans ce qui se passe.

Pour une entreprise avec des départements plus petits, cela est particulièrement important car les gens ont tendance à assumer plus d’un rôle. Se tenir au courant autant que possible est un excellent moyen pour une entreprise de se développer grâce à la collaboration d’équipe, car tout le monde se sent impliqué et respecté et veut faire une différence positive.

Un excellent moyen de suivre le rythme est d’utiliser des outils de collaboration et de communication tels que Dialpad, Zoom, Skype et autres. Alternatives à RingCentral. En investissant dans cela, peu importe où les gens sont basés – ils peuvent se parler librement et personne n’est laissé de côté. Alternativement, il existe de nombreuses applications multiplateformes disponibles pour prendre en charge l’interaction écrite à la place.

Le type d’entreprise que vous dirigez fera une différence dans les méthodes de communication que vous utilisez, alors discutez avec votre équipe et voyez de quelle manière ils préfèrent se parler. En tant que PME, il devrait être plus facile de déterminer la méthode d’interaction préférée des personnes et ce qui fonctionne pour toute l’équipe.

Gardez les choses claires

Lorsque vous travaillez à domicile, toute la dynamique change, il est donc important de garder les choses claires et de s’assurer que tout le monde est logé et comprend comment les choses fonctionnent. Cela peut impliquer n’importe quoi, des horaires flexibles aux délais de travail.

Le timing est extrêmement important. Maintenant que vous n’êtes plus au bureau à temps plein, demandez-vous si vous vous en tenez à un horaire du lundi au vendredi ou si vous souhaitez rendre les choses plus flexibles. Si vous êtes une entreprise qui aime les réunions d’équipe ou utilise un système téléphonique PBX pour parler à de nombreux clients, il est probablement préférable de conserver vos heures de travail habituelles. Cependant, si tous les membres de votre équipe travaillent de manière autonome, vous pouvez décider d’être flexible avec les horaires tant qu’ils font le travail.

Vous pouvez choisir de faire un mélange des deux et d’utiliser des outils de gestion du temps pour déterminer les heures de transition pour les réunions. Si vous décidez de travailler en dehors des heures normales de bureau, fixez des limites. Par exemple, assurez-vous d’envoyer uniquement des messages liés au travail à un e-mail professionnel à un moment approprié. Personne n’apprécie qu’un message WhatsApp sur le travail soit envoyé à 23h !

Indiquez clairement s’il y a toujours le même niveau d’urgence attendu avec le travail. Ou si, à cause de choses comme des horaires de travail flexibles, vous êtes prêt à être un peu plus détendu avec les délais. Être clair avec les règles dès le début signifie qu’il n’y a pas de problèmes de communication en cours de route.

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La source: Héros de l’emploi

Être compréhensif

Alors que pour beaucoup, travailler à distance est un rêve, pour d’autres, il peut être difficile de s’adapter. Sans un environnement de travail formel, certains ont du mal à se concentrer. Ils peuvent également avoir des responsabilités qui n’existent pas au bureau, comme la garde des enfants. Comprendre que le travail à distance peut être gênant réduit le stress inutile.

Il est important de surveiller les gens et de voir comment ils s’en sortent, surtout si c’est la première fois que votre équipe travaille à distance. S’ils vous disent qu’ils font face à l’épuisement professionnel ; être ouvert et sympathique les mettra à l’aise de venir vous voir avec des problèmes. Cela permet de traiter les problèmes rapidement et simplement.

En tant que PME, vous voudrez peut-être envisager d’avoir une discussion hebdomadaire avec votre équipe dans son ensemble et en tant qu’individus, pour vous assurer que tout le monde va bien et s’adapte à tout changement. Même la mise en œuvre de l’automatisation pour les petites entreprises peut être une solution pour rendre le travail à distance un peu plus facile.

En organisant des réunions régulières, vous pouvez trouver des solutions aux défis couramment rencontrés. Par exemple, il peut être difficile pour certains de prendre des appels depuis un ordinateur portable ou une tablette. Une bonne solution pour cela est l’utilisation de retour d’appel, qui permet de déplacer les appels depuis un ordinateur portable ou tout autre appareil sans interrompre l’appel. Dans l’ensemble, cela peut aider à améliorer le travail et la productivité des travailleurs à distance.

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La source: Capitaliste visuel

Utilisez la bonne technologie

Avec de plus en plus d’entreprises qui s’éloignent, le type d’entreprises technologiques qu’elles utilisent entre elles et leurs clients ne cessent de se développer. Ainsi, pour vous assurer que votre entreprise s’adapte correctement au travail à distance, assurez-vous que la bonne technologie est en place.

Prenez un moment pour réfléchir à l’équipement que vous utilisez habituellement au bureau. Ensuite, assurez-vous de fournir suffisamment d’articles, d’outils et de logiciels pour que les gens puissent facilement faire leur travail à la maison. Il se peut que votre concepteur soit habitué à utiliser Photoshop ou que votre équipe de support client ait besoin d’un système téléphonique pour répondre aux appels téléphoniques entrants et répondre aux préoccupations des clients.

Quel que soit le besoin, obtenir la bonne technologie pour vos équipes rendra le transition vers le télétravail beaucoup plus facile, et cela ne peut que bien se refléter sur votre entreprise. Heureusement, il existe une abondance de technologies modernes que les gens peuvent facilement utiliser sur leurs ordinateurs portables ou leurs ordinateurs.

Il existe de nombreux outils disponibles pour les petites et moyennes entreprises pour s’assurer que les équipes restent au fait des choses. Des outils de gestion facilitent la tâche, tandis que des outils métiers spécifiques ont été conçus pour suivre l’avancement des tâches.

Certains outils facilitent le partage du travail via le cloud lorsque vous travaillez à domicile. La mise en œuvre de la technologie dont vous avez besoin permettra à votre entreprise de croître et d’aller de l’avant.

En marge de la technologie et du travail à distance, si vous travaillez avec des clients, vous devrez peut-être mettre à jour votre cybersécurité. En effet, à mesure que de plus en plus de personnes travaillent à domicile, nous sommes de plus en plus nombreux à acheter en ligne. Cela se traduit par plus de cyberattaques, alors essayez d’utiliser le bon logiciel de sécurité pour vous assurer que vos clients ont une expérience d’achat en ligne sécurisée.

Un autre, lors de la transition vers le travail à distance, vous avez peut-être pensé à changer les coordonnées ou l’adresse de votre entreprise. Mais, pour les numéros de téléphone, il est préférable de conserver les numéros existants. Si vous changez de fournisseur, vous pouvez envisager portage de numéro afin que vous puissiez toujours utiliser votre ancien numéro d’entreprise.

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La source: Solutions incitatives

Remonter le moral

Bien que la vérification du personnel ait déjà été discutée, il est important de maintenir le moral de vos travailleurs à distance. Essayez de garder le moral à la maison ou au bureau. Lorsque vous travaillez à distance, l’aspect social du travail peut ralentir, il est donc important de faire ce que vous pouvez pour aider les gens tout au long de la semaine.

Il se peut que vous décidiez de faire un quiz hebdomadaire sur vidéo ou d’avoir une petite réunion en ligne. Même un petit rassemblement lors d’anniversaires ou de journées spéciales fera la différence. Pour ajouter à cela, pensez à donner aux gens des bons en ligne à des occasions spécifiques pour leur faire savoir qu’ils font partie intégrante de l’équipe.

N’oubliez pas que le bonheur des travailleurs se reflète dans leur rendement. S’assurer que tout le monde est satisfait de son rôle est également un excellent moyen de développer votre marque en interne.

Vous pouvez récompenser les gens quand ils font des choses comme atteindre des objectifs ou produire un excellent travail. Imaginons, par exemple, que vous fassiez du marketing pour les plateformes de commerce électronique B2B et que vous ayez un client vraiment satisfait de vos efforts. Pourquoi ne pas réunir une équipe vidéo pour célébrer votre succès ? Encore une fois, il s’agit de montrer votre appréciation à vos travailleurs.

Une autre façon de remonter le moral est de se concentrer sur les intérêts de votre équipe. Envisagez de réunir les gens pour parler de leurs films ou de leur musique préférés. Passez 20 minutes à vous montrer vos adorables animaux de compagnie ou organisez un concours de dessin en ligne. Ce sont toutes des façons de briser le banal et d’éloigner les gens du même endroit.

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La source: Héros de l’emploi

Le travail à distance peut être un déménagement temporaire pour votre entreprise ou le début de quelque chose qui fonctionne. Suivre ce guide en tant que petite ou moyenne entreprise vous aidera à bien faire les choses, à permettre à votre équipe de s’adapter à tout changement et à garantir que votre entreprise continue d’être la meilleure possible.

A propos de l’auteur

Auteur - GraceGrace Lau est le directeur du contenu de croissance chez Dialpad, une plate-forme de communication cloud basée sur l’IA pour une meilleure collaboration d’équipe pour les appels sortants et centres d’appels entrants . Elle a plus de 10 ans d’expérience dans la rédaction de contenu et la stratégie. Actuellement, elle est responsable de la direction des stratégies de contenu éditorial et de marque, en partenariat avec les équipes SEO et Ops pour créer et entretenir le contenu. la voici LinkedIn.

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