Logiciel de maintenance des installations : pourquoi les attentes ne correspondent pas à la réalité

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Logiciel de maintenance des installations : pourquoi les attentes ne correspondent pas à la réalité

Par Patrick Sim

Le logiciel devrait rendre la vie plus facile. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas pour de nombreux gestionnaires d’installations. Nous avons entendu de nombreuses histoires d’échecs logiciel de maintenance des installations mises en œuvre par les gestionnaires d’installations. Selon plantefiable.com, 80 % des déploiements de logiciels de GMAO échouent.

Pourquoi y a-t-il eu un taux d’échec si élevé? Nous examinons les raisons.

Raisons pour lesquelles le logiciel de maintenance des installations déçoit

1. Logiciel sur site

Le logiciel de GMAO hérité nécessitait des serveurs sur site. Moderne Systèmes de GMAO d’autre part, sont généralement basés sur le cloud et fournis via un modèle de logiciel en tant que service. Les systèmes basés sur le cloud sont devenus répandus pour une bonne raison. Ils soutiennent le travail à distance. Ils peuvent être facilement mis à niveau et prennent en charge les applications mobiles. Les logiciels SaaS ont tendance à être moins chers et facilement évolutifs. Compte tenu des progrès de la technologie cloud, il n’y a plus aucune raison de choisir un logiciel sur site. Les logiciels cloud peuvent même être rendus plus sécurisés que les installations sur site.

Les gestionnaires d’installations qui choisissent de mettre en œuvre un logiciel sur site seraient confrontés à des coûts d’installation élevés et à de longues périodes de déploiement. De nos jours, les gestionnaires d’installations doivent simplement rester à l’écart des systèmes de GMAO qui ne sont pas basés sur le cloud.

2. Manque de mises à niveau

La difficulté de pousser les mises à niveau est associée au logiciel sur site. Les anciens systèmes étaient mis à jour peu ou pas du tout. En revanche, les systèmes modernes de GMAO SaaS peuvent être mis à jour aussi fréquemment que chaque semaine.

De nos jours, la plupart d’entre nous sont habitués à des logiciels qui sont mis à jour fréquemment. Pensez au nombre de fois où les applications mobiles de notre téléphone nécessitent des mises à jour. Pour fournir de nouvelles fonctionnalités, corriger les bogues, assurer la compatibilité avec d’autres modifications du système, prendre en charge de nouvelles intégrations et améliorer l’expérience utilisateur, des mises à niveau fréquentes sont nécessaires. Par exemple, il existe de nombreux capteurs IOT qui doivent être intégrés pour réaliser une détection automatisée des défauts.

Les gestionnaires d’installations doivent donc rechercher un logiciel de GMAO qui s’améliore fréquemment. Des mises à jour fréquentes indiquent qu’une équipe de développement solide et active soutient le logiciel. Un logiciel de GMAO qui reste statique va bientôt devenir obsolète. Plus important encore, recherchez les logiciels de GMAO pilotés par développement de produits dirigé par le client. Cela signifie que le développeur du logiciel de GMAO est plus susceptible d’être réceptif à vos suggestions d’améliorations et que votre nouvelle fonctionnalité de rêve peut devenir réalité dans un proche avenir.

3. Une formation approfondie est nécessaire

Les développeurs de logiciels de GMAO peuvent adopter l’une des deux philosophies en termes de formation nécessaire pour utiliser le logiciel. L’école de pensée traditionnelle est que la gestion des installations est un domaine compliqué, et il est inévitable qu’une formation formelle soit nécessaire pour utiliser correctement le logiciel. Certains logiciels peuvent même nécessiter une formation rémunérée.

Une approche plus récente est la conviction qu’il incombe au développeur de logiciels de GMAO de rendre le logiciel si simple et intuitif que pour une utilisation de base, la plupart des utilisateurs peuvent le prendre naturellement sans aucune formation du tout ; et pour les utilisateurs plus avancés, ils peuvent apprendre par eux-mêmes à l’aide des didacticiels vidéo disponibles.

Les développeurs de logiciels de GMAO évoluant vers l’auto-installation se concentreront sur la fourniture d’une excellente UI / UX (interface utilisateur / expérience utilisateur), des conseils opportuns dans l’application, le développement d’une base de connaissances complète qui comprend des démonstrations vidéo et des améliorations UX itératives basées sur l’activité d’utilisation réelle.

Si un logiciel de GMAO basé sur le cloud s’efforce de n’avoir aucune « formation » formelle nécessaire pour la plupart des utilisateurs, cela signifie naturellement un temps de déploiement plus court, moins de coûts de mise en œuvre et une plus grande utilisation par toutes les parties. La disponibilité de ressources d’auto-assistance en ligne signifie également une moindre dépendance vis-à-vis du support client.

Du point de vue du responsable des installations déployant un nouveau logiciel de GMAO, il est préférable d’utiliser un logiciel où le succès peut être atteint même sans avoir besoin de l’assistance du support client, plutôt que de risquer d’être frustré par la lenteur de la réponse du support client.

Dans le secteur de la gestion des installations, où certains utilisateurs peuvent être moins férus de technologie, l’accent mis sur une excellente UX est encore plus important. Cela peut souvent faire la différence entre le succès et l’échec de la mise en œuvre.

4. Pas mobile

Être mobile fait partie de l’offre d’une excellente expérience utilisateur (UX). Si un logiciel de GMAO n’a que des applications Web de bureau et ne prend pas en charge les applications mobiles, cela indique clairement le manque d’attention porté à l’UX. Les Facility Managers, les techniciens et les demandeurs s’attendent aujourd’hui à interagir en déplacement. Ceci est encore plus important dans les environnements de travail à distance induits par COVID.

Chez FacilityBot, nous sommes allés encore plus loin. Nous pensons qu’exiger des demandeurs qu’ils téléchargent une nouvelle application mobile et se connectent provoque trop de frictions et réduit l’utilisation. Les occupants du bâtiment ont déjà trop d’applications mobiles sur leur téléphone et seraient réticents à télécharger une nouvelle application mobile juste pour interagir avec le gestionnaire de l’installation. Un comportement beaucoup plus naturel consiste à prendre en charge la messagerie. C’est pourquoi nous avons construit FacilityBot pour être messagerie d’abord, où les occupants du bâtiment peuvent envoyer des demandes directement dans le système où ils seront signalés, attribués automatiquement et correctement traités.

5. Obstacles à l’intégration

Les systèmes intelligents de gestion des installations doivent être ouverts à l’intégration afin de prendre en charge la disponibilité croissante des capteurs IOT et des systèmes de gestion de bâtiment connectés. Si vous ne voyez pas la documentation API accessible au public pour le système de GMAO, il serait raisonnable de croire que ce système de GMAO n’est pas ouvert à l’intégration.

Les systèmes de GMAO qui ne sont pas ouverts à l’intégration signifient qu’il y aurait un obstacle à l’automatisation. Par exemple, les informations sur les actifs ne peuvent pas être synchronisées avec un système ERP et les capteurs de temps d’arrêt des équipements ne peuvent pas créer automatiquement un ticket dans le système GMAO.

6. Coûts cachés

Une cause fréquente de déception dans la mise en œuvre de la GMAO pour la gestion des installations est l’existence de coûts cachés dans le déploiement. Les coûts cachés peuvent prendre la forme de frais d’installation, de formation et d’installation, souvent présentés comme des frais de « consultation ». De toute évidence, ces coûts sont plus probables pour les systèmes sur site existants qui nécessitent des niveaux élevés de formation formelle. Les autres coûts cachés typiques incluent les frais d’accès aux API, les coûts de résiliation ou les coûts d’utilisation de fonctionnalités supplémentaires.

Il y a généralement moins de coûts cachés dans les systèmes SaaS basés sur le cloud. Pour éviter les coûts cachés, faites également attention aux des prix transparents affichés publiquement sur le site Web. Lorsque les prix ne sont pas répertoriés publiquement, il est raisonnable de soupçonner que le fournisseur du système de GMAO peut pratiquer des prix discriminatoires, et vous n’êtes peut-être pas au courant de la situation dans son ensemble au début.

Les logiciels SaaS basés sur le cloud ont également l’avantage d’être évolutifs. La tarification, par exemple, peut être basée sur le nombre de comptes requis. Cela signifie que la gestion des installations peut commencer avec un plan d’abonnement à faible coût, garantir que le déploiement est facile, l’expérience utilisateur est bonne, le support client est adéquat et les coûts cachés sont absents, avant d’intensifier leur engagement.

La bonne nouvelle

Nous avons entendu trop d’histoires d’échec de la mise en œuvre du logiciel de GMAO. Nous pensons que cela ne doit pas être le cas. La bonne nouvelle est qu’il existe désormais des logiciels de GMAO basés sur le cloud qui sont riches en fonctionnalités, faciles à utiliser et à déployer et à un prix raisonnable, ce qui devrait ravir plutôt que frustrer les gestionnaires d’installations. En fait, à l’inverse, nous pensons qu’il devrait y avoir peu de raisons pour que les Facilities Managers n’utilisent pas un logiciel de GMAO pour numériser et automatiser leurs processus.

A propos de l’auteur

Patrick SimPatrick Sim, co-fondateur de FacilityBot. Mes intérêts incluent la création d’un système de gestion des installations de messagerie que les gestionnaires d’installations adorent et la création d’autres systèmes logiciels.

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