5 conseils de sécurité pour les documents internes

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5 conseils de sécurité pour les documents internes

Les informations commerciales sont critiques, ce qui exige la sécurité de toutes les données. La cybersécurité est une menace qui cible les données d’entreprise. Vos documents commerciaux numériques internes peuvent être piratés ou volés s’ils ne sont pas bien sécurisés. De plus, ces documents peuvent être compromis par des logiciels malveillants tels que des ransomwares qui peuvent détruire les données de votre entreprise.

Les petites entreprises sont généralement la cible des cybercriminels car leurs mesures de sécurité ne sont pas mises à jour pour correspondre aux cybermenaces actuelles. Cependant, certaines grandes entreprises ont été attaquées avec succès par des cybercriminels dans un passé récent. Par conséquent, ils ne sont pas sécurisés s’ils n’investissent pas massivement dans la cybersécurité. Dans de nombreux pays à travers le monde, la protection des informations privées des clients est obligatoire plutôt qu’une option. La perte de ces informations au profit de cybercriminels peut entraîner de lourdes amendes, pouvant même conduire à la fermeture de l’entreprise.

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous devez savoir comment sécuriser vos documents internes. Voici quelques conseils pour vous :

1. Utilisez des signatures électroniques

Fini le temps où vous deviez attendre que votre patron signe un document qui nécessitait une action urgente après leur voyage. De plus, avec le travail à distance et l’intégration à distance en raison de la distanciation sociale, vous n’avez pas besoin d’envoyer des contrats papier à vos nouvelles recrues pour qu’elles les signent, elles vous renvoient ensuite les documents. Au contraire, vous pouvez signer électroniquement vos documents où que vous soyez avec les dernières technologies.

Ce dont vous avez besoin, c’est d’un logiciel qui fournit un service de signature électronique. Un tel logiciel vous permet de signer vos documents et de les envoyer à d’autres parties qui doivent apposer leurs signatures. De plus, vous pouvez suivre et recevoir un e-mail de commentaires une fois que chaque personne a signé le document. Avec ce logiciel, vous pouvez confortablement écrire votre signature à l’aide de la souris de l’ordinateur ou d’un stylet.

2. Créez des copies numériques

Les informations commerciales risquent toujours d’être perdues, volées ou corrompues par des virus et autres logiciels malveillants. Les calamités naturelles comme les incendies, les tremblements de terre ou les inondations peuvent détruire vos locaux commerciaux et tous vos appareils de bureau, entraînant par conséquent la perte de toutes vos informations. Si vous n’avez pas de copies que vous pouvez utiliser comme point de restauration, cela peut même entraîner la fermeture de vos opérations commerciales, surtout s’il s’agit d’une perte importante.

Vous pouvez créer des copies de vos données en transférant les documents sur d’autres supports de stockage, tels que des disques durs externes ou des disques flash. L’avantage de ces supports de stockage est qu’ils sont portables et peuvent être utilisés sur différentes machines en dehors des ordinateurs de votre entreprise. En conséquence, vous pouvez transporter les données et continuer à travailler de n’importe où.

3. Transférez vos documents vers le cloud

Les clouds sont de gros serveurs situés dans plusieurs régions du monde. Ses fournisseurs peuvent offrir un espace de stockage en ligne pouvant accueillir tous vos documents commerciaux. Leur espace de stockage est illimité. Le stockage de vos documents sur le cloud est sécurisé en raison du niveau élevé de sécurité Internet utilisé par les fournisseurs de services cloud. De plus, vous pouvez choisir qui doit avoir accès à vos documents et les autoriser.

De plus, technologie cloud vous permet d’accéder à vos documents de n’importe où en utilisant n’importe quel gadget. De plus, vous pouvez collaborer en travaillant sur des documents stockés dans le cloud si vos employés travaillent à distance.

la cyber-sécurité

4. Sécurisez votre réseau

Vous pouvez sécuriser votre réseau en utilisant deux mesures de sécurité importantes. Tout d’abord, vous devez créer un réseau privé virtuel (VPN) limité à vos employés uniquement. Vos employés internes doivent se voir attribuer des identifiants de connexion qui leur donnent accès au réseau. De plus, vous pouvez faire en sorte que les mots de passe aient une date d’expiration, peut-être après un mois. Il devient difficile de pirater le mot de passe lorsqu’il est régulièrement modifié.

Deuxièmement, vous devez implémenter un pare-feu. L’importance d’un pare-feu est qu’il garantit qu’aucun trafic non autorisé ne peut accéder à votre réseau, comme les pirates informatiques.

5. Sécurisez vos appareils

Il est conseillé de protéger les ordinateurs professionnels, les tablettes, les téléphones Voice over Internet Protocol (VoIP) et les smartphones avec des mots de passe. Les bons mots de passe doivent avoir une combinaison de lettres minuscules et majuscules ainsi que de caractères spéciaux. Les pratiques de sécurité des mots de passe recommandent d’utiliser au moins huit caractères dans votre mot de passe. Veuillez éviter d’utiliser votre nom ou des noms anglais évidents comme mot de passe, car ils peuvent facilement être devinés.

Enfin, sécurisez vos appareils professionnels à l’aide d’un antivirus. Mettez régulièrement à jour votre antivirus pour une la cyber-sécurité. Avant de télécharger quoi que ce soit sur Internet, scannez le document pour vous assurer qu’il peut être téléchargé en toute sécurité. Évitez de visiter des sites qui ont été signalés comme non sécurisés par votre antivirus, car vous pourriez exposer votre appareil à des virus dangereux.

Dernières pensées

On ne saurait trop insister sur la sécurité des documents commerciaux internes, car il s’agit de l’épine dorsale de toutes les opérations commerciales. Les documents commerciaux doivent être protégés contre la perte, la corruption par des pirates ou l’interception lors de leur envoi sur Internet. C’est pourquoi vous devez utiliser les protocoles de sécurité actuels comme ceux répertoriés dans cet article pour sécuriser vos documents commerciaux internes.

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